La flexibilité est devenue le maître-mot des entreprises. Plutôt que d’embaucher une salariée à temps plein, de nombreux dirigeants de TPE, artisans et professions libérales préfèrent déléguer leur “paperasse” à une assistante administrative indépendante.
Ce métier, en pleine explosion sous l’impulsion du digital (assistant virtuel), permet de valoriser des compétences organisationnelles fortes tout en choisissant ses clients et ses horaires. Mais attention, la frontière avec l’expert-comptable est stricte et demande une vigilance constante.
Informations clées
- Code APE: 8211Z, 8219Z
- Seuil de Chiffre d'affaires: 77 700 €.
- Type de chiffre d'affaires: BNC / Profession libérale
- Seuil de TVA: 37 500€ pour le seuil de franchise et 41 250€ pour le seuil majoré.
- Pourcentage des cotisations sociales à payer: 25,6 %
- Caisse de retraite: Assurance retraite
- Seuil validation trimestre: 2 695 €
- Rattaché au statut de travailleur non-salarié (TNS)
- ACRE (Aide à la Création ou à la Reprise d’Entreprise) : disponible sous certaines conditions, vérifiez votre éligibilité !
- CFE : À déclarer chaque année sauf la première et si vous faites moins de 5 000€ de CA annuel.
- Obligations comptables : la facturation et le livre de recettes.
- Versement Libératoire : disponible sous certaines conditions également.
- Avoir un compte bancaire dédié à son activité si vous dépassez les 10 000€ de chiffres d’affaire annuels
Description : en quoi consiste le métier d’assistante administrative indépendante ?
L’assistant ou l’assistante administrative indépendante est le bras droit opérationnel des entrepreneurs débordés. Vous intervenez en support pour alléger leur charge mentale liée à la gestion quotidienne.
Vos missions sont variées et dépendent de votre spécialisation, mais le cœur du métier reste le support administratif :
- Gestion commerciale : édition des devis et factures sur les logiciels du client, suivi des encaissements, relance des impayés (recouvrement amiable).
- Pré-comptabilité : rassemblement et classement des justificatifs de dépenses, numérisation des notes de frais, transmission des éléments à l’expert-comptable (le “vrai” comptable).
- Secrétariat classique : gestion de la boîte mail, prise de rendez-vous, organisation de déplacements, rédaction de courriers et comptes-rendus.
- Gestion de dossiers : montage de dossiers administratifs complexes (Qualibat pour le BTP, dossiers de formation OPCO, appels d’offres publics).
Vous êtes un prestataire de service externe (freelance), sans lien de subordination. Vous apportez de l’ordre et de la sérénité.
Compétences : qualités requises pour réussir
Pour être une assistante administrative indépendante efficace, il faut maîtriser les outils modernes bien au-delà du simple traitement de texte.
Hard skills (savoir-faire technique)
- Maîtrise bureautique : Excel (Tableaux croisés dynamiques), Word, PowerPoint.
- Outils digitaux : être à l’aise avec les CRM (HubSpot), les outils de gestion de projet (Trello, Notion, Asana) et les logiciels de facturation.
- Orthographe irréprochable : vous représentez l’image de marque de vos clients. Aucune coquille n’est tolérée dans les courriers ou les mails.
- Anglais : indispensable si vous visez une clientèle de startups ou d’entreprises internationales.
Soft skills (savoir-être)
- Discrétion absolue : vous avez accès aux comptes bancaires et aux données sensibles. La confidentialité est votre capital confiance.
- Polyvalence et réactivité : savoir passer d’un dossier client BTP à un dossier client médecin dans la même heure.
- Fermeté : savoir relancer un client qui ne vous a pas envoyé ses pièces ou qui ne vous a pas payé, tout en restant diplomate.
Journée type d’une secrétaire freelance
Le cliché de la secrétaire qui attend que le téléphone sonne est révolu. L’assistante indépendante est proactive.
- Matinée (actions prioritaires) : traitement des mails urgents pour 3 ou 4 clients différents. Vérification des comptes bancaires (en lecture seule) pour pointer les factures payées et lancer les relances clients immédiates.
- Déjeuner (prospection) : participation à un club d’entrepreneurs local pour rencontrer des artisans locaux qui ont besoin d’aide.
- Après-midi (dossiers de fond) : déplacement chez un client pour 2 heures d’archivage et d’organisation physique de ses dossiers. Puis retour au bureau pour préparer un dossier de réponse à un appel d’offres pour un autre client.
- Fin de journée (gestion interne) : mise à jour de votre propre livre de recettes et planification des tâches du lendemain.
Trouver des clients : marketing pour assistante administrative
La demande est forte, mais la concurrence aussi.
- Le Réseau Local : les artisans (plombiers, électriciens) détestent les papiers et travaillent tard. Allez les voir. Ils sont votre cible n°1 pour de la mission récurrente.
- LinkedIn : optimisez votre profil avec le titre clair “Assistante administrative indépendante”. Publiez des astuces sur l’organisation ou la facturation pour montrer votre expertise.
- Les plateformes de freelances : Malt ou Crème de la Crème sont utiles pour trouver des missions à distance (Assistante Virtuelle / Office Manager part time).
- Prescription : contactez les experts-comptables de votre région. Ils ont souvent des clients dont la comptabilité est “en vrac” et cherchent quelqu’un pour mettre de l’ordre en amont. Devenez leur partenaire privilégié.
L’évolution de carrière : que faire après ?
- Office Manager : prendre plus de responsabilités dans une start-up en gérant aussi les RH (onboarding, paie avec le prestataire) et la vie de bureau.
- OBM (Online Business Manager) : devenir le bras droit stratégique d’infopreneurs ou de dirigeants web, en pilotant les équipes et les projets, pas juste l’administratif.
- Spécialisation : devenir assistante juridique indépendante (pour avocats), assistante médicale ou spécialiste des appels d’offres publics.
Rémunération : combien gagne une assistante administrative indépendante ?
Il est crucial de ne pas se brader. Beaucoup débutent trop bas.
- Taux horaire : généralement entre 30 € et 50 € de l’heure. En dessous de 30 €, vous ne couvrez pas vos charges et votre temps non facturable (prospection, compta).
- Tarification au forfait : c’est le modèle à viser. Exemple : “Pack Sérénité 10h” à 400 € / mois. Cela vous garantit un revenu fixe.
- Revenu mensuel : une assistante à temps plein avec un bon portefeuille clients peut générer 2 500 € à 4 000 € de CA. Le net dépendra de vos charges, mais reste confortable pour une activité nécessitant peu d’investissement.
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Frais et charges : les coûts de l’activité
L’investissement est faible, ce qui rend l’activité accessible.
- Informatique : PC portable fiable, double écran (indispensable pour la saisie), imprimante/scanner pro.
- Logiciels : suite Office 365 ou Google Workspace pro, abonnement à un outil de signature électronique (Yousign, DocuSign), stockage cloud sécurisé (RGPD).
- Assurance RC Pro : environ 150 € / an.
- CFE : n’oubliez pas d’anticiper la CFE (Impôt) qui tombera chaque année en décembre.
Diplômes requis : attention à l’exercice illégal
- Secrétariat / Assistance administrative : Aucun diplôme obligatoire. Vous pouvez vous lancer sans le Bac. Cependant, un BTS (SAM, GPME) est fortement recommandé pour maîtriser les codes de l’entreprise.
- Comptabilité : INTERDICTION FORMELLE de faire de la comptabilité pure (saisie d’écritures, bilans, liasses fiscales). C’est un délit pénal (exercice illégal de la profession d’expert-comptable). Vous devez vous limiter à la gestion commerciale et administrative (pré-compta). Restez vigilant dans vos contrats de prestation.
Métiers proches et confusions fréquentes
- Expert-Comptable : profession réglementée, le seul habilité à valider les comptes.
- Secrétaire salariée : lien de subordination, horaires fixes, bureau imposé.
- Concierge d’entreprise : gère les services à la personne pour les salariés (pressing, paniers légumes), pas l’administratif de l’entreprise.
Quel code APE pour assistante administrative indépendante ?
L’INSEE vous attribuera un code selon votre déclaration.
| Code APE | Description | Pertinence |
|---|---|---|
| 82.11Z | Services administratifs combinés de bureau | C’est le code le plus fréquent et le plus adapté. Il couvre l’accueil, la planification, la facturation, etc. |
| 82.19Z | Photocopie, préparation de documents et autres activités spécialisées de soutien de bureau | Parfois attribué pour de la saisie pure ou de la mise en forme de documents. |
| 70.22Z | Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion | Si votre activité est très orientée “conseil en organisation” et optimisation des processus (Office Management). |
Formalités : valideurs et inscription
L’inscription est simple et rapide.
- Site : Guichet Unique (INPI).
- Nature de l’activité : Activité Libérale.
- Le Valideur : Votre dossier sera géré par l’URSSAF.
- Régime fiscal : Vous déclarez des BNC (Bénéfices Non Commerciaux) prestations de services.
- TVA : Si vous travaillez avec des professionnels (B2B), vous devrez rapidement gérer la TVA dès le dépassement des seuils. Informez-vous sur la franchise en base de TVA pour savoir quand commencer à facturer les 20%.
Liens utiles et sources officielles
- Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat (FFMAS) : ffmas.com
- Ordre des Experts-Comptables : pour vérifier les limites de la pré-comptabilité.
Conclusion : l’avis de Superindep
Se lancer comme assistante administrative indépendante est une opportunité en or pour celles et ceux qui aiment l’ordre et l’organisation. C’est un métier de service pur, avec peu de frais et une rentabilité rapide.
Le secret de la réussite réside dans la posture : ne vous voyez pas comme une “exécutante”, mais comme une partenaire d’affaires qui fait gagner du temps (donc de l’argent) à ses clients. Soyez intransigeante sur vos tarifs et formez-vous en continu aux nouveaux outils digitaux pour rester indispensable.
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