Les activités de support aux entreprises constituent un maillon essentiel de l’externalisation. Lorsqu’une structure propose des services techniques liés à la production documentaire ou à la gestion logistique du courrier, l’INSEE lui attribue le code APE 82.19Z.
Ce code regroupe des réalités économiques variées, allant du centre de reprographie de quartier à la société de domiciliation. Ces activités, bien qu’accessibles, sont encadrées par des réglementations spécifiques, notamment en matière de propriété intellectuelle et de domiciliation juridique.
Comprendre le code APE 82.19Z
Qu’est-ce que le code 82.19Z ?
Défini par la nomenclature d’activités française (NAF) de l’INSEE, le code 82.19Z “Photocopie, préparation de documents et autres activités spécialisées de soutien de bureau” couvre une gamme de services de soutien opérationnel aux entreprises.
Le périmètre exact inclut :
- La préparation de documents : saisie, édition, correction d’épreuves, dactylographie.
- Le secrétariat spécialisé : transcription audio, rédaction de comptes rendus.
- La reprographie : photocopie, tirage de plans, copie rapide.
- Le façonnage : reliure, plastification, mise sous pli et étiquetage (routage postal manuel).
- La gestion du courrier : location de boîtes aux lettres et domiciliation postale.
Le quotidien : quelles activités concrètes ?
Les missions quotidiennes des professionnels du 82.19Z sont techniques et logistiques :
- Reproduction : réalisation de copies couleurs ou noir et blanc, tirage de plans d’architecte grand format, numérisation de dossiers d’archives.
- Finition : reliure de thèses ou de rapports d’entreprise (spirales, thermocollage), plastification de menus ou de badges.
- Traitement de texte : saisie de données manuscrites, retranscription de dictées médicales ou juridiques, correction orthographique de manuscrits.
- Logistique courrier : réception du courrier pour les clients domiciliés, tri, numérisation des enveloppes (scan to mail) ou réexpédition postale.
- Mise sous pli : insertion manuelle de documents dans des enveloppes pour des campagnes de mailing locales, affranchissement.
Cadre réglementaire : services et propriété intellectuelle
L’exercice de ces activités impose le respect de plusieurs normes.
- CFE Compétent :
- Pour les activités de reprographie et de domiciliation : CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie).
- Pour les activités de rédaction pure (écrivain public) : URSSAF (Professions libérales).
- Régime Fiscal :
- BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) pour la reprographie et la domiciliation.
- BNC (Bénéfices Non Commerciaux) pour les prestataires intellectuels (rédaction).
- Réglementation :
- Domiciliation : Agrément préfectoral obligatoire (valable 6 ans) pour exercer l’activité de domiciliation juridique. Obligation de conformité LCB-FT (Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme).
- Droit de copie : Déclaration et paiement de redevances auprès du CFC (Centre Français d’exploitation du droit de Copie) pour l’usage professionnel de photocopieurs.
- RGPD : Statut de sous-traitant lors du traitement de données personnelles (fichiers clients, transcription).
- Assurances : La Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) est indispensable. Elle doit couvrir les pertes de documents originaux, les erreurs de reproduction ou la perte de courrier des clients.
Les Métiers du Code 82.19Z
Ce code regroupe des prestataires techniques et administratifs.
1. Les métiers principaux
| Métier | Description et compétences clés |
|---|---|
| Reprographe (Gérant de Copy Shop) | Gère un atelier de reproduction et de façonnage. Compétences : maîtrise des machines d’impression numérique, reliure, gestion des stocks (papier, toner). |
| Domiciliataire | Fournit un siège social et des services de courrier aux entreprises. Compétences : rigueur administrative, conformité légale (dossiers clients), gestion postale. |
| Écrivain public | Rédige des courriers administratifs ou personnels pour autrui. Compétences : excellente maîtrise de la langue, écoute, empathie, neutralité. |
| Télésecrétaire (Technique) | Réalise de la saisie, de la transcription ou de la mise en forme à distance. Compétences : vitesse de frappe, maîtrise des logiciels de traitement de texte et de dictée numérique. |
2. Métiers émergents et tendances
- Archiviste numérique : Spécialiste de la dématérialisation (numérisation de masse et indexation de documents physiques).
- Assistant virtuel spécialisé : Support administratif à distance incluant la préparation de présentations complexes (PowerPoint) et la gestion documentaire.
3. Métiers secondaires et saisonniers
- Correcteur / Relecteur : Prestation ponctuelle de relecture de thèses ou de rapports avant impression.
- Opérateur de mise sous pli : Renfort manuel lors de campagnes électorales ou publicitaires (routage).
4. Les métiers exclus ou incompatibles
- Imprimeur industriel : Code 18.12Z (Grands tirages, presses offset).
- Traducteur : Code 74.30Z (Prestation de traduction linguistique).
- Graphiste / Maquettiste : Code 18.13Z (Activités de pré-presse) ou 74.10Z (Design).
- Agence de publicité directe : Code 73.11Z (Conception de campagnes de publipostage).
Codes proches : ne vous trompez pas
L’attribution du code dépend de la nature technique ou intellectuelle de la prestation.
- 82.19Z vs 82.11Z : Le 82.11Z concerne la gestion administrative générale (accueil, standard, organisation). Le 82.19Z est focalisé sur la production et le traitement du document (copie, frappe, reliure).
- 82.19Z vs 18.12Z : La frontière est le volume et la technique. L’imprimerie (18.12Z) fabrique le support (livre, journal). La reprographie (82.19Z) duplique un original existant avec des moyens bureautiques.
- 82.19Z vs 74.30Z : Si vous traduisez un texte, vous créez une œuvre intellectuelle (74.30Z). Si vous saisissez simplement un texte manuscrit sur ordinateur, vous faites de la préparation de document (82.19Z).
Plan d’action : se lancer avec le code 82.19Z
L’ouverture d’une entreprise de services administratifs nécessite une structuration adaptée à l’activité visée.
1. Préparation
- Pour la domiciliation : Déposez votre dossier de demande d’agrément en préfecture. Vous devez justifier de la jouissance de locaux commerciaux adaptés (pas de simple boîte postale, une salle de réunion est requise pour les assemblées générales des clients).
- Pour la reprographie : Négociez les contrats de maintenance des copieurs (coût à la copie). C’est le poste de dépense critique.
- Pour les services intellectuels : Définissez vos CGV et vos clauses de confidentialité (NDA).
2. Immatriculation
- Rendez-vous sur le Guichet Unique de l’INPI.
- Choix de l’activité : Sélectionnez “Activités de soutien aux entreprises” puis précisez “Reprographie” ou “Domiciliation”.
- Statut : Si vous êtes écrivain public, vérifiez bien que vous êtes orienté vers l’URSSAF (Profession libérale). Si vous êtes reprographe, vous serez orienté vers la CCI (Commercial).
3. Gestion
- Facturation : Pour la domiciliation, mettez en place des prélèvements automatiques (revenus récurrents). Pour la reprographie, la gestion de caisse est quotidienne.
- TVA : La plupart des services sont à 20 %. Attention, la reproduction de certains livres peut bénéficier d’un taux réduit dans des conditions très spécifiques, mais le taux normal reste la règle.
- Fiscalité : Pour optimiser votre gestion fiscale entre prestation de service et vente, consultez notre guide sur les dépenses éligibles à la déduction de TVA.
Conclusion : l’avis de Superindep
Le code 82.19Z est un code pivot pour les services aux entreprises. Il couvre des activités à forte marge (domiciliation) et des activités de service de proximité (reprographie).
La clé de la réussite réside dans la conformité. Pour les domiciliataires, le respect des procédures LCB-FT est surveillé de près par les autorités. Pour les reprographes, la gestion des coûts machines détermine la rentabilité. C’est un secteur où la rigueur administrative est aussi importante que la qualité du service rendu.
